El Memorandum

Memorándum

El término proveniente del latín, que en español admite la expresión ‘memorando’ es un escrito que en general circula en el ámbito de las oficinas y demás contextos laborales, a través del cual se informa acerca de algo o se da alguna instrucción concreta a los miembros de la organización.

Si bien podría tratarse de cualquier forma de un comunicado o mensaje, la cuestión de su estructura formal le otorga al memorándum gran utilidad, porque el mensaje es claro y porque queda registrada su publicación, lo que deja asentado el envío de esta comunicación.

El memorándum es, dentro de los documentos de recursos humanos de las empresas, uno de los menos formales, pues tiene una vocación meramente interna, pero no por ello carece de importancia, por el contrario, constituye algo que debe recordarse, y es muy importante que el receptor tome noción de lo que se le está diciendo en ese momento.

Elementos del Memorando

Pese a que un memorándum presenta un carácter relativamente informal, suele tener una estructura organizada de la siguiente manera:

Como todo documento, debe constar de cierta información:

Fecha y lugar de emisión, ya que a partir de esa fecha entra en vigor la resolución o se les da por enterado(s) a los destinario(s).

Destinatario, como el nombre lo dice es a quién (es) va dirigido

Asunto, es el tema central del documento

Cuerpo del texto, debe ser breve, claro y conciso

Remitente, es la persona responsable que emite el documento

Pie de página, es opcional, pero en caso de llevarlo es una nota aclaratoria, por ejemplo, puede ser que se hagan copias para otras personas que deben estar enteradas del tema (c.c.p.), ya sea para con control o para aplicación.

Partes de un memorándum

Membrete de la organización, o encabezado oficial y formal, en el que se detalla a quién se dirige y de parte de quién.
La denominación del documento, es decir, el título que explica de qué se trata lo comunicado.
Una numeración interna, junto a la fecha y otros datos variables referentes al momento de la emisión de la información (hora, lugar, etc.).
La fecha,
El encabezamiento,
El texto de aquello comunicado, junto con una despedida y la firma del funcionario o la autoridad oficial detrás del memorando.
Una despedida y,
El remitente.

Eventualmente podrán aparecer también diferentes anexos y copias, y la firma y posición jerárquica de quien lo envía, para que conste su responsabilidad.

El memorándum también puede suscribirse entre diferentes empresas u organizaciones, incluso entre países, pasando a llamarse ‘memorándum de entendimiento’, que en la práctica es como un acuerdo. Su firma es la explicitación de la voluntad de las partes en llevar a cabo determinadas acciones que desembocarán, por ejemplo, en la firma de un contrato comercial, que por algún motivo no puede ponerse en práctica en el momento en el que se firma el memorándum.

Existen dos tipos de memorándums dependiendo de la cantidad de personas a quien va dirigido:

SIMPLE, el cual va dirigido a una persona en particular, para transmitir un mensaje directo para la realización de acciones, recordar políticas, etc.
MÚLTIPLE, estos van dirigidos a un grupo de personas que deben conocer o recordar un asunto específico y que es de interés común.

Además, existe otro tipo, el MEMORÁNDUM DE ENTENDIMIENTO, que tiene dos aplicaciones, en el área legal (entre empresas) y en el área diplomática (entre naciones). Es similar a un contrato, pero sin el efecto jurídico de éste, y cuyo objetivo principal es dejar una constancia de que las partes tienen la disposición de llegar a un acuerdo bilateral en un futuro y dejar precedentes para la realización de un contrato.

Cómo hacer un Memorándum

Debe estar membretado con el logotipo de la empresa o dependencia que lo emite.

Debe ser muy puntual y breve, para que sea fácil de leer y de asimilar; recuerda que es un documento recordatorio o informativo.

El lenguaje es menos formal, por lo tanto podemos obviar saludos y despedidas, pero es muy importante que transmita respeto.

¿Qué información puede contener? La respuesta es: todo lo referente a la empresa o dependencia, puede invitar a los colaboradores a un evento especifico, felicitarlos por un logro obtenido, ordenar la entrega de un trabajo ya estipulado, informar sobre nuevas disposiciones o incluso amonestar por no seguir las políticas.

Generalmente es de hecho en media carta, por la brevedad.

A continuación, los ejemplos de memorándum (algunos se han acortado).

Ejemplos de memorándum Simple

Peras y Manzanas

Memorándum No. 001 2023/ PM

De: Luz María Monzon Gerente General

Para: Mauricio Morales, Supervisor de Ventas

Asunto: Reunión de ventas

Fecha: 02 Abril 2023

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2023. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Morris
Gerente Ventas

Ejemplo de memorándum para comunicar algo:

Ciudad del Este ___ de ______ de _____.

Lic. Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente

Le comunico que durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de Peras y Manzanas, por lo que, deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito.

Atentamente

Ing. Armando Astudillo Ruiz

Atentamente
Luz María Morris
Gerente Ventas